在国际标准的舞台上,内部审核员是组织管理体系稳健运行的“守护者”与“体检医生”。他们不仅是标准的践行者,更是组织持续改进的核心驱动力。要成为一名合格乃至优秀的内审员,不仅需要深刻理解标准条文,更需精准掌握审核活动中的角色、职责与规范术语。为此,我们梳理了关于内审员的十个关键问题与答案,旨在帮助您理清从审核委托方到审核组构成的关键概念,构建对不同级别审核人员职责与资质的系统认知。
# 什么是审核委托方 (Audit Client)?
审核委托方是指要求实施审核的组织或个人。在内部审核的情况下,审核委托方是指组织自身,或者代表组织的最高管理层。对于二方审核(客户对供方的审核),审核委托方指客户。
# 什么是审核方案管理人员 ?
审核方案管理人员是指受审核委托方的委托,全面策划、实施、检查和改进审核方案的人员。“审核方案”有其规定的含义,简单地说,就是审核的总体安排。审核员课程要求学员了解审核方案的基本内容,并能进行初步解释。主任审核员课程要求学员全面理解管理审核方案的知识,初步具备管理审核方案的技能。
# 审核方案管理人员有哪些职责、资质和能力?
审核方案管理人员应根据组织的实际情况,确定审核目标、审核频次以及审核持续时间等。审核方案管理人员的一个重要职责是选择审核组,即审核组包括哪些人员,指派谁担任审核组长。由此,派生出审核方案管理人员的另一个职责,就是负责建立审核人员的管理和评价机制,对组织中审核人员的梯度培养进行整体规划。通过对审核过程进行记录、观察和评价,复盘审核人员在审核中的表现,以改进后续的审核安排。
审核方案管理人员向审核组长发出审核指令。
审核方案管理人员向审核委托方负责。
审核方案管理人员应由经验丰富的一名或多名主任审核员担任。
# 什么是审核组(Audit Team)?
审核组是实施审核的一名或多名人员。如果审核组只有一名审核人员,也称“单人组”。这种情况下,该人应履行审核组长的所有适用职责。
# 审核组具体包括哪些成员?
审核组包括审核组长和审核组员。如果有实习审核员、技术专家、翻译人员以及与审核组同行的观察员,也是审核组成员。
# 审核组成员分别有什么职责、资质和能力?
审核组长 (Team Leader)
审核组长接到审核指令后,应根据审核目标,有效利用资源,策划审核活动,合理分配审核任务,并全程组织和指挥审核组成员,以确保审核能够顺利完成。审核组长的职责还包括:负责文件评审、编写审核计划、进行高层访谈、主持首次和末次会议、编制审核报告、处理审核后续活动(不符合项关闭)等。审核组长对实施的审核活动,以及审核报告的内容负责。审核组长需要对审核的管理体系标准与管理原则有完整透彻的理解,并且具备审核组长所要求的通用知识和娴熟技能。审核组长应由主任审核员担任。
审核组员 (Team Member)
审核组员在审核组长的带领下,执行分配的审核任务。具体包括:编制检查表、取证评价、将所有审核发现形成文件(包括正确书写“不符合项”)、协助组长完成审核报告等。审核组员应由主任审核员或审核员担任。
实习审核员(Associate Auditor or Auditor-in-Training)
实习审核员是指在审核组长的指导和帮助下参与审核的人员。审核组长对实习审核员进行指导和评价。具备能力的审核组员(通常是主任审核员),可以在审核组长的安排下,指导和评价实习审核员。指导和评价实习审核员的人员,应有能力随时接管实习审核员的任务,并对实习审核员的审核发现以及审核结果最终负责。
跟着审核组学习,但不参与审核的人员,不是实习审核员。
技术专家(Technical expert)
技术专家是指向审核组提供特定知识或专业技术的人员。技术专家应由审核人员陪同,且不应兼任审核组中的审核人员。
翻译人员(Translator)
翻译人员是指向审核组提供语言翻译的人员。使用翻译人员时,要避免他们对审核产生不正当影响,并适当增加审核时间。
观察员(Observer)
观察员是随同审核组但不作为审核人员的人员。在内部审核的情况下,观察员通常来自集团总部、客户组织的代表或审核委托方指派的人员。观察员不得影响或干扰审核工作的实施。
# 不同级别的审核人员如何获得相应资格?
实习审核员(Associate Auditor or Auditor-in-Training)
参加组织内部培训并考试合格,获得实习审核员资格。
未参加过组织内部培训,通过自学并跟组学习,对审核有基本认知后,获得实习审核员资格。
审核员(Auditor)
参加审核员培训课程,考试合格并取得证书后,获得审核员资格。规模较大,且有着完善的审核人员管理机制的组织,可能有以下要求:
参加审核员培训前,有实习或跟组学习的经历;
或取得审核员证书后,须参加一次内部审核,经有能力的人员进行评价和验证(Qualify)合格,之后才能独立进行审核活动。
主任审核员(Lead Auditor)
参加主任审核员培训课程,考试合格并取得证书后,获得主任审核员资格。
规模较大的组织,管理审核方案和履行审核组长职责需要更高的能力要求。这样的组织通常有多名人员参加过主任审核员培训,在这种情况下,组织可能对获证人员有进一步的安排,如评价或验证 (Qualify)。类似的稳妥做法可获得相关方的普遍信任。因为,对审核过程的信心和达到其目标的能力,取决于参与审核的人员的能力。
# 哪些人员适合参加主任审核员培训课程?
已经具备审核员资格,需要系统掌握标准知识和提升审核技能,以胜任审核方案管理及审核组长的人员;
已经具备主任审核员资格,但想继续学习,更新相关标准知识和提升审核技能的人员;
没有审核员资格,但已经参加过多次审核,对管理体系标准和审核实施有一定了解,需要补足标准知识和审核技能,以胜任审核方案管理及审核组长的人员;
虽不具备上述条件,但有一定的工作经验,且参与管理体系相关工作,对管理体系与业务结合有一定认知,需要补足标准知识和审核技能,以胜任审核方案管理及审核组长的人员;
对供应商进行二方审核的采购人员;
将来不以审核作为主要工作,想从全新的视角理解组织业务运行的内在逻辑,从更高的维度来优化管理要素和评价管理绩效的企业管理人员;
行业咨询或顾问人员;
想成为IRCA注册主任审核员的人员。参加主任审核员课程并取得合格证书后,可选择到IRCA注册,成为IRCA注册审核员。有关IRCA注册审核员的相关信息,可详询BSI工作人员。
来源:BSI英标
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