对于所有前瞻性人力资源领导者来说，结构良好的人力资源差距分析模板是战略必要条件：你必须让你的组织为不可预测的未来做好准备，同时解决日益复杂的紧迫人员挑战。如果做得好，差距分析可以帮助你驾驭这一点。

我们提供一种实用循序渐进的人力资源差距分析方法，探讨如何解决人力资源最紧迫的三个优先事项：领导者和经理发展、战略人员规划和人力资源技术调整。

一、什么是人力资源差距分析？

人力资源差距分析可帮助人力资源领导者确定人力资源任何领域的当前状态和期望的未来状态之间的差异。

虽然它最常用于评估技能差距，但其应用范围要广泛得多。HR团队可以使用它来评估劳动力能力、组织结构、HR技术、政策、合规性等方面的差距。通过衡量事物的当前运作方式与实现战略目标所需的表现之间的差异，组织可以深入了解绩效阻碍因素和改进机会。

无论你是在规划业务增长、应对变化还是提高员工效率，HR差距分析都支持更明智的决策，使领导层围绕明确定义的优先事项保持一致，并支持制定有针对性的战略以有效缩小差距。

二、何时进行人力资源差距分析（why）？

根据调研，仔细识别和了解差距可以让你改进流程、超越绩效预期并解决常见的组织挑战。尽管在差距分析过程中会有多个因素发挥作用，但每个因素都提供了清晰度，并使你缩小差距和实现目标更近了一步。

人力资源差距分析在变革或规划的关键时刻特别有价值，以下是常见方案：

年度人员规划：使当前的人才和资源与来年的战略目标保持一致。

组织重组或合并：评估人员、角色和流程与新结构的匹配程度。

新的领导层或战略方向：帮助评估你当前的能力是否支持新的优先事项。

实施新的HR技术或工具：检查你的系统和团队是否在技术和运营上为转变做好了准备。

合规性审计或法规更新：标记过时或缺失的策略和培训，降低法律风险。

人才发展或继任计划：突出准备情况、技能组合或领导管道方面的差距。

HR差距分析让HR领导者能够通过清楚地规划现有内容与需求来保持战略性，而不是被动应对，它支持就工作重点做出明智的决策，帮助确定高影响力行动的优先级，并指导资源的有效分配，无论是招聘、培训、系统升级还是政策制定。最终，它将假设转化为可作的见解，支持更加主动和一致的HR职能。

三、人力资源差距分析示例

根据麦肯锡的说法，面向未来的组织具有3个特征：

他们很清楚自己是谁，代表什么

以效率和简单为运营重点；

通过不断学习和创新来释放规模效益。

人力资源是实现这些特征的核心，人力资源团队需要确定当前能力与未来需求差异的地方，无论是在个人、团队、流程还是系统层面，正是人力资源差距分析无价的地方：提供了一个结构来评估你的位置，定义你需要去的地方，并绘制到达那里的最有效路线。

战略性人员规划是紧迫需求，只有15%的组织真正有意义地进行规划。与此同时，55%的HR领导者表示，他们当前的技术堆栈不足，超过一半的HR领导者无法衡量其HR技术投资的投资回报率。这些不仅仅是运营障碍;它们是敏捷性、参与度和增长的障碍。

人力资源差距分析为应对这些挑战提供了一种清晰而实用的方法，帮助HR领导者从直觉转变为循证规划，并确保对人员、系统和战略的投资与业务需求适当一致。

以下7个示例，探讨了如何使用不同类型的HR差距分析来构建面向未来的员工队伍所需的能力、文化和系统。

1、技能差距分析

评估衡量员工的当前技能组合与满足未来业务需求所需的技能之间的差异，HR根据即将到来的目标或战略转变，将当前能力（通过技能清单、绩效评估或自我评估）与所需技能进行映射。

何时使用：

在年度规划周期中

在推出新技术之前

当角色不断发展或自动化正在改变工作范围时。

→实际作用：如果你的人力资源团队缺乏数据分析或数字敏锐度，则可以在需要提升技能的地方进行技能差距分析。

→尝试此法：不仅适用于企业范围的角色，还可用于HR团队内部的角色。

2、流程或政策差距分析

对现有HR流程或政策的审查可以发现不一致、效率低下或过时的做法。人力资源部门将当前做法（例如，入职、绩效评估、离职程序）与所需的标准或基准进行比较。

何时使用：

合并或收购后

在数字化转型或HRIS实施期间

关注政策变更或更新法规。

→实际作用：各部门不一致的入职培训可能会导致新员工敬业度不佳，但流程差距分析可以确定标准的不同之处，并使HR能够推出一致、可增值的入职体验。

→尝试此法：与直线经理和员工互动，收集有关流程痛点的反馈。请记住，并非所有问题都从上到下可见。

3、领导力差距分析

这是对当前领导能力和管道准备情况的评估，用于识别未来的领导短缺，该分析根据战略方向或流失预测，将当前的领导层（包括潜在的继任者）与未来的领导需求进行比较。

何时使用：

在规划继任时

在确定关键职位的高流动率后

在扩展到新市场或地区之前。

→实际作用：你可能会发现，对于关键的高管职位，你没有“现成的”继任者，领导力差距分析的内容有助于你加快人才发展或调整继任时间表。

→尝试此法：超越职称，评估领导特质、情商和压力下的决策，以找到真正的领导潜力。

4、人员规划差距分析

人员规划差距分析是一项前瞻性分析，用于评估当前劳动力与未来满足运营需求所需的差距。为了完成此分析，HR需要将当前的人员配置水平和员工人口统计数据与基于增长预测、产品发布或季节性需求的预测业务需求进行比较。

何时使用：

在扩张规划期间

进入新客户市场时

应对高流动率或招聘冻结。

→实际作用：预测显示，在6个月内需要增加25%的客户服务代表，但招聘时间表显示预计合格候选人将出现短缺，差距分析可让你尽早主动调整招聘策略。

→尝试此法：对多种场景（最佳情况、预期情况和最坏情况）进行建模，以评估风险并制定应急计划。

5、技术和工具差距分析

根据当前和未来的需求对HR的数字工具和平台进行评估，可用于根据效率、可扩展性或新战略能力的要求来审查你当前的HR技术堆栈（例如ATS、LMS、HRIS）。

何时使用：

当招聘或入职流程缓慢或手动操作时

数字化转型期间

引入远程或混合工作模式时。

→实际作用：如果你仍在使用电子表格来跟踪申请人，则可能会减慢招聘速度，技术差距分析将强调对申请人跟踪系统（ATS）或招聘自动化工具的需求。

→尝试此法：将技术差距与技能差距相互校验，因为新技术通常需要技能提升才能充分发挥作用。

6、合规性和监管差距分析

这是对人力资源政策、合同和实践的审查，以确保与当前的劳动法、行业法规或公平目标保持一致，人力资源团队根据法律标准或内部合规目标（例如薪酬公平、数据保护）审计政策和实践。

何时使用：

立法变更后（例如，更新的就业公平法）

外部审计期间

业务延伸到新的司法管辖区时。

→实际作用：差距分析可能会显示一些员工分类已经过时，有可能不符合最低工资或劳动法规。

→尝试此法：确保分析涵盖所有必要的监管角度。

7、文化或敬业度差距分析

文化或敬业度差距分析将当前的员工体验和文化与公司想要培养的期望价值观或行为进行比较。为了进行这种分析，人力资源团队使用敬业度调查、离职面谈和焦点小组来确定信任、沟通、包容性或士气方面的差距。

何时使用：

重大组织变革后

当参与度分数下降时

在多元化和包容性倡议期间。

→实际作用：你的目标需要心理安全，调查显示，员工敢于直言不讳并不安全。差距分析可以揭示脱节所在，无论是领导行为、缺乏培训还是不明确的升级流程。

→尝试此法：不要将指标限制为调查分数，将定量和定性数据配对以获得更全面的画面。

四、如何进行HR差距分析？

要进行有效的人力资源差距分析，你需要一种结构化的战略方法，将广泛的观察转化为明确的行动，以下是你可以遵循的分步流程，无论你是分析技能、系统、政策还是劳动力能力。

1、定义重点区域

首先澄清你正在分析的内容，你是在调查技能差距、领导梯队问题、合规性问题还是其他问题？你越专注，就越容易收集正确的数据并得出有意义的结论。

人力资源提示：避免尝试一次分析太多领域，将你的范围缩小到与当前业务优先事项相关的内容。

2、使用结构化模板

使用框架或模板有助于保持分析的一致性和清晰度，这可确保你有逻辑地记录每个阶段（从当前状态到行动计划），并使你的发现更容易与利益相关者沟通。

人力资源提示：使用或自定义可下载的差距分析模板，其中包括当前状态、未来状态、已识别差距、根本原因、影响和建议的部分。

3、描述当前状态

收集有关现在发生的事情的数据，可能涉及审查政策、评估劳动力指标、开展调查、进行技能评估、分析HRIS数据或采访利益相关者。

人力资源提示：同时使用定性和定量输入。请记住，数字说明了故事的一面，但亲身经历往往会揭示缺失或损坏的内容。

4、定义所需的未来状态

澄清“成功”是什么样子的，可能基于业务目标、行业基准、内部标准或未来功能需求。如果你的企业正在走向数字化，你希望的状态可能包括一个完全具有数据素养的HR团队或自动入职。

人力资源提示：使你想要的状态可衡量，从行为、能力、系统或结果方面定义成功是什么样子。

5、识别差距

现在，将当前状态与未来状态进行比较，并确定缺少的内容，差距可能包括技能缺失、技术未充分利用、政策不明确、流程采用不佳或领导缺陷。

人力资源提示：不要止步于列表差距，而是要了解它们的根本原因，询问为什么存在每个差距以及是什么导致了它。

6、确定差距的优先级

并非所有差距都同样紧迫，根据影响、风险、战略一致性和资源可用性确定优先级，专注于将带来最大价值或预防最大风险的事物。

人力资源提示：使用业务影响、不作为的成本以及与战略目标的一致性等标准对差距进行排序。

7、制定行动计划

对于每个优先级差距，概述需要做什么、谁将负责行动、时间表是什么以及如何衡量成功。你的计划应该是现实的，但也要足够雄心勃勃以推动变革。

人力资源提示：将大目标分解为较小的可作步骤，为个人或团队分配明确的责任，而不仅仅是部门。

8、传达调查结果

与领导层和其他关键利益相关者分享你的见解，使用图表或仪表板等可视化辅助工具来说明关键差距、优先级和计划，明确说明每项行动为何重要。

人力资源提示：定制你的信息，高管希望对业务产生影响，HR希望运营清晰，员工想知道发生了什么变化以及为什么变化。

9、实施和监控进度

开始执行你的计划，但请记住：差距分析不是一劳永逸的练习。跟踪进度、衡量结果并根据需要调整计划，有些差距可能比其他差距更快地闭合，并且可能会出现新的差距。

人力资源提示：将进度审查纳入你的常规HR报告周期，将它们用作检查点以保持势头。

10、定期重新审视和改进

业务需求在不断发展，差距分析也应该如此，将其作为你年度计划或审查节奏的一部分，将这项工作从被动的修复转变为积极主动的人力资源战略的核心要素。

人力资源提示：尽可能使用技术来自动化流程的各个部分，尤其是数据收集和仪表板。

五、人力资源差距分析模板

HR差距分析模板旨在帮助HR团队系统地识别和缩小技能、流程、工具、领导力或员工能力方面的差距。

使用模板可指导你完成成功分析的每个关键要素，从当前状态开始，你记录现在发生的事情，以及所需状态，它概述了你希望达到的目标。你将定义两者之间的差距，评估该差距的影响，并分配一个优先级以关注最重要的事情。你可以制定明确的行动计划，分配所有者以确保问责制，并设置时间表来跟踪进度。

HR差距分析是一种领导力工具，支持战略清晰度、运营一致性和以人为本的决策。在不断变化的世界里，对HR的期望不断增长，拥有一种结构化的方式来根据未来需求评估当前的能力会给你带来无可否认的优势。无论你是想解决效率低下的问题、制定增长计划，还是建立一支更具弹性的员工队伍，HR差距分析都能确保你的行动以数据为导向、有优先级，并与对业务最重要的事情保持一致。